« Locataire ou propriétaire ? Bail commercial ou contrat de prestation de services ? Bureau personnalisé ou pas ? Bureau opéré ou coworking ? Autant de problématiques complexes qui vont définir votre stratégie immobilière…
Trouver le bureau de ses rêves qui répond aux besoins de ses équipes n’est jamais une mince affaire. Entreprise chronophage, elle peut vite tourner au casse-tête si l’on n’est pas suffisamment au fait ou accompagné. Tel un vaisseau amiral, le bureau est la maison des salariés, la vitrine sur l’extérieur et mérite une attention toute particulière pour que la magie opère. Par essence, toutes les sociétés ne peuvent pas s’épanouir dans les mêmes conditions. En pleine transformation, le marché de l’immobilier a donné naissance à de nouvelles alternatives synonymes de flexibilité et de sur-mesure. Aktis Partners fait le point sur le sujet épineux qu’est le cadre juridique…
Le bail commercial
Crée en 1953 et puisant ses sources dans le droit napoléonien, le bail commercial est le contrat classique en immobilier d’entreprise. Il est contracté avec le bailleur pour une durée minimale de 9 ans, mais s’avère résiliable tous les 3 ans par le locataire. Ce dernier devra informer le bailleur de sa volonté de libérer les lieux impérativement 6 mois avant chaque triennale. Mais le long terme est parfois une notion incertaine et l’entreprise peut se retrouver à l’étroit dans le cadre d’une forte croissance ou tout l’inverse. Pour contourner ce problème d’occupation de l’espace, plusieurs clauses peuvent être inscrites au bail comme le droit de préférence en cas de libération d’espace par un autre locataire, ou bien la restitution de l’espace loué. Enfin, notons le droit à la sous-location qui est devenu une pratique très répandue. En effet, rare sont les sociétés qui utilisent tous leurs postes de travail, notamment dans les grands centres urbains depuis la démocratisation du travail hybride. Afin de pallier cette vacance, certaines ont recourt à cette solution et jouissent ainsi d’un loyer optimisé et des bureaux aménagés prêts à l’emploi. A noter que la loi impose que le loyer du sous-locataire ne dépasse pas le loyer payé par le locataire. Si ce bail long-termiste permet de jouer aisément sur les franchises de loyer et ainsi consacrer une partie de cette « enveloppe » aux travaux d’aménagements, la mobilisation de la trésorerie peut être un point noir pour certaines organisations. Outre la norme comptable IFRS16, le locataire devra s’acquitter de toutes les charges locatives, des dépenses liées au dépôt de garantie (3 mois), d’éventuelles garanties, cautions, mais aussi des taxes et impôts.
Si certaines langues prédisent son obsolescence, ce bail apporte tout de même une certaine stabilité au locataire qui se déploie dans des espaces dessinés à son image, ce qui n’est pas des moindre. Enfin, il est aussi synonyme (à tort ou à raison) de maturité et de pérennité. Une question d’image.
Le contrat de prestation
Si le bail 3/6/9 est parfois boudé voire redouté pour sa rigidité, un petit nouveau a fait son entrée ces dernières années, incontestablement plus flexible. Le contrat de prestation de services, autrement appelé « contrat de mise à disposition de bureaux » n’est pas régi par le droit immobilier ou commercial, et vient bouleverser les pratiques traditionnelles. Avec l’immobilier flexible, nous ne raisonnons plus en mètres carré, mais bel et bien en postes de travail. Le bail classique, ici relégué au profit d’un contrat de prestation, permet de préserver sa trésorerie et ne pas s’inscrire dans la règle comptable qu’est l’IFRS16. Point de « coûts cachés », le prix affiché est le prix payé, il s’agit d’un package tout inclus. A noter que la flexibilité a un coût, cette dernière est en moyenne 5% à 10% plus chère par poste de travail. Là où un bail 3/6/9 fournira exclusivement des plateaux vides, les espaces flexibles sont loués meublés et donnent accès à divers espaces mutualisés comme c’est le cas dans du coworking. Véritable solution clé en main, vous n’avez qu’à « poser vos valises » et l’opérateur joue les office managers, en animant et gérant la vie de votre workplace. Exit la montagne de factures et de prestataires, de relances en cas de pannes ou de dysfonctionnements, cette offre ambitionne de simplifier le quotidien en laissant l’entreprise l’esprit libre pour se concentrer sur son cœur d’activité. Une seule facture à la clé ! Particulièrement adapté aux courtes et moyennes durées, elle séduit les free lances, les PME, mais aussi les entreprises qui envisagent de se développer rapidement ou n’ayant pas de certitudes concernant l’évolution de leur business. Ce « mindset » fait aussi de l’œil aux grands groupes qui n’hésitent à y recourir dans le cadre de tiers lieux pour leurs employés, ou dans le déploiement de projets dédiés. Si l’installation dans les lieux est un jeu d’enfant, il est en de même pour la résiliation qui n’est pas entravée par un lot de contraintes. Le préavis, non soumis à la période triennale, n’excède pas en général 3 mois. Cette souplesse recherchée dans la durée s’inscrit également dans les espaces : les entreprises peuvent en effet ajuster la taille de leur immobilier à celle de leurs équipes, tout en maintenant leurs coûts au plus près de leur niveau d’activité.
A mi-chemin entre la location classique et le coworking pour sa flexibilité et ses services, le « bureau opéré » fait des émules. Cette tendance propose aux entreprises de louer des espaces indépendants, totalement privatifs, clés-en-main et dont la gestion est externalisée pour un confort à toute épreuve. Du wifi, en passant par le café, l’organisation d’évènements en interne, ou les services aux allures de conciergerie pour les équipes, l’offre servicielle sur mesure et évolutive contribue à chouchouter l’expérience utilisateur, tournée vers la qualité de vie au travail. Si le coworking propose une kyrielle de services, son environnement, bien que stimulant, est déjà pré conceptualisé. Ces espaces ne peuvent donc réellement se substituer au concept de siège social, reflet de l’entreprise qui communique subtilement sur son ADN. Avec le bureau opéré, les entreprises ont tout le loisir de matérialiser un concept d’aménagement qui leur ressemble, à l’instar d’un bureau traditionnel. « Office sweet office », l’entreprise est véritablement chez elle, sécurité et confidentialité assurées !
Alors, qui remporte la bataille ?
Au risque de vous décevoir, ni l’un ni l’autre, cela dépend évidemment de la nature de votre entreprise et la manière d’appréhender le quotidien… et l’avenir. Si le bail commercial se prête davantage aux grands groupes expérimentés, le « bureau opéré » a sa carte à jouer. Un modèle qui a de l’avenir devant lui.
Au plus près de nos clients depuis 13 ans, c’est avec enthousiasme que nous lançons une nouvelle ligne de métier autour du bureau opéré. De la recherche de locaux, jusqu’à l’aménagement des espaces et le suivi des travaux, nous proposons désormais l’externalisation de la gestion de l’environnement de travail.
Pour optimiser la performance de nos partenaires, nous avons mis au point une plateforme technologique innovante de programmation des besoins et de commercialisation des postes inutilisés ou sous occupés. L’entreprise aura accès à des tableaux de bords sur son utilisation en termes d’occupation des postes, de consommation des différents services mais également d’un volet écologique. Cette approche va l’aider à anticiper ses besoins sur le court et moyen terme. Nous sommes à ce jour la seule société à offrir un pilotage minutieux et en 360 sur l’ensemble des questions liées à la stratégie immobilière.
