La signature de votre bail est proche ou déjà actée, il s’agit dorénavant de se pencher sur vos aménagements intérieurs qui vont insuffler une nouvelle dynamique. Souvent redouté et parfois épineux, le volet travaux mérite une attention toute particulière. Du planning au cadrage budgétaire, Aktis Partners vous partage ses meilleures pratiques !
Étape 1 : anticiper le projet
De la réflexion autour des aménagements, jusqu’au lancement effectif des travaux, le temps est parfois long mais ô combien précieux pour mettre en place la bonne stratégie. Parfaitement ficelé, votre projet doit être fin prêt le jour de la prise d’effet du bail, autorisations et démarches en poche. Longues à valider par essence, il est bon de préciser qu’elles ne tiennent pas compte du travail réalisé en amont autour du concept à matérialiser.
Vous l’aurez compris, rigueur et organisation sont les maîtres mots : pour mesurer les actions et bénéficier d’une visibilité efficiente, la création d’un retroplanning est un atout majeur. Il permettra d’optimiser le tempo des differentes étapes et apporter transparence au projet.
L’anticipation est la clé : elle vous évitera de devoir supporter plus longtemps un double loyer dans le cas où votre bailleur vous autorise à rester dans vos anciens bureaux. S’il vous est demandé de partir vers un espace transistoire, il y a de forte chance pour que vous optiez pour un coworking, ce qui peut s’avérer onéreux. Dans cette optique, nous vous conseillons de lancer cette phase préparatoire en moyenne 2 à 3 mois avant l’occupation de vos locaux, voire plus si la surface dépasse 2000 m2.
Étape 2 : Estimer le budget
Domaine complexe par excellence avec ses multiples notions juridiques et financières, la question des travaux ne s’improvise pas. Un AMO saura vous épauler pour harmoniser au mieux les investissements et frais de gestion quotidiens.
En premier lieu, voici les honoraires des intervenants susceptibles de travailler sur le projet :
En amont du projet, le géomètre, les diagnostiqueurs,…
En phase de conception, l’AMO, l’architecte et/ou la maitrise d’œuvre, les Bureaux d’Études Techniques (BET), l’acousticien, le bureau de contrôle,…
En phase d’exécution, la coordination sécurité et prévention des risques, le pilotage du chantier,…
Ensuite, et en fonction de l’état des futurs locaux et du projet envisagé, l’AMO prépare des ratios travaux dits de second œuvre, c’est à dire intérieurs. Pour des aménagements dans des locaux tertiaires d’un bâtiment rénové, comptez entre 250€HT/m2 et 500€HT/m2 et jusqu’à 800€HT/m2 pour une rénovation complète intégrant un curage.
Les aléas de chantier doivent être considérés, ces derniers représentant environ 4 ou 5% HT du montant des travaux. Les dépenses pour assurer le chantier et pour se raccorder aux réseaux sont également à prévoir. Enfin, le sachant provisionnera un budget pour équiper les locaux avec du mobilier et s’assurera du transfert des équipes vers le nouveau site.
Étape 3 : Faire jouer la concurrence
Une réduction des coûts est envisageable grâce au principe de la consultation. Pour l’optimiser et espérer gagner en efficacité, votre assistant technique externe (ou votre service Achats) doit pouvoir rédiger les cahiers de charges exhaustifs mais également produire les supports de réponses pour obtenir des offres homogènes et comparables – notamment pour le lot travaux. Ce travail minitueux requiert une parfaite maîtrise des espaces en question, mais aussi des techniques de construction et normes DTU (règles de l’art). A noter que l’accent doit être mis sur les lots travaux, mobiliers et transfert qui représentent la part la plus conséquente de l’enveloppe.
Ce travail « d’économiste du bâtiment » permettra de comparer les prix et les quantités calculés par les entreprises. L’analyse comparative des offres permet en moyenne de réaliser 8 à 13% d’économies, sans mettre à mal la qualité du projet. Ces dernières couvrant d’ailleurs les honoraires d’une mission globale confiée (concept et design, project management).
Gérer les travaux supplémentaires (TS) et aléas de chantier
Les dérapages du budget proviennent enfin d’une mauvaise préparation du chantier et des prestations à délivrer.
L’entreprise travaux chiffre son intervention à partir du dossier technique transmis ou validé par la maîtrise d’ouvrage.
Si les plans et les documents ne sont pas assez fournis, explicites et détaillés, si les visites techniques n’ont pas été faites par l’ensemble des corps d’état, si l’analyse des offres n’a pas mis en lumière les incompréhensions de l’entreprise finalement retenues, si le curage préalable des anciens aménagements met à jour des révisions substantielles non prévues, les TS vont dérégler l’équilibre budgétaire. La gestion de ces imprévus, souvent inévitables, doit être bien orchestrée afin de limiter le potentiel de nuisances.
Métronome et garant du bon déroulement du projet, l’AMO fait dialoguer les parties prenantes (représentant du bailleur, maitre d'ouvrage, maitrise d'œuvre, fournisseurs travaillant à l'agencement et l'équipement du lieu de vie). Et ses bénéficies sont nombreux. S’appuyer sur lui permet à l’entreprise de se focaliser sur l’essentiel avec l’assurance d’un suivi minutieux, d’une expertise des plus fine sur les enjeux. Sa neutralité, gage d’efficacité, lui donne la possibilité d’exiger ou de faire des choix stratégiques au nom du maitre d’ouvrage. Ce dernier est son client : son but sera avant tout sa satisfaction et la défense de ses intérêts.
Qu’il s’agisse des aspects administratifs, financiers ou techniques, votre projet sera bordé de A à Z. Vous pouvez garder l’esprit tranquille ! Au plus près de nos clients depuis 13 ans, notre équipe Project saura soutenir l’ambition de vos objectifs.
Et n’oublions pas, gardons à l’esprit qu’il s’agit avant tout d’une aventure humaine !